”De får väl fatta själva vad de ska göra”

Jag har precis blivit ledare av en arbetsgrupp i min organisation. Jag vet inte hur jag ska se till att gruppen fokuserar på rätt saker och jag tror att det finns en risk att vissa mest kommer göra sin egen grej snarare än vad gruppen har kommit överens om. Hur ska jag göra för att alla i gruppen ska ha samma mål och för att fördela uppgifter på ett bra sätt?

Uppdragsbeskrivningar är bästa verktyget!
När en uppgift inte är tydlig och uttalad hittar de flesta på sin egen uppgift. De gör den antingen större eller mindre än vad som är tänkt från början. Om en grupp har väldigt olika bilder av vad uppgiften är kan det leda till ojämställdhet, eftersom vi tar på oss olika mycket av uppgiften. Att tydliggöra uppgiften är ett enkelt sätt att lösa det på och det finns inga ursäkter för att inte ge gruppen bra förutsättningar. Här kommer våra bästa tips om hur ni skapar bra och tydliga arbetsbeskrivningar.

  • Börja med syftet! Varför finns gruppen i organisationen? Vad är deras roll i organisationen? Att skapa en gemensam bild och skriva ner svar på de frågorna gör att alla har enklare att förstå gruppens roll och uppgift.

  • Lista uppgifter! Skriv ner exakt vilket uppdrag och vilka uppgifter som gruppen har. Försök vara så konkreta som möjligt och faktiskt lista alla uppgifter som gruppen har. Fördela arbetet så att alla vet vilka uppgifter som är deras.

  • TIPS FRÅN OSS!

    I maktsalongens bok STRESS OCH MOTSTÅNDSKRAFT finns en mall för hur ni kan skapa supertydliga rollbeskrivningar på sida 79! 
  • Skriv ner förväntningar! Det lättare att sätta fingret på konkreta uppgifter, men ofta finns det också massa förväntningar på en grupp. Outtalade förväntningar har en tendens att växa i ens huvud och blir mycket större än de förväntningar folk faktiskt har på en. Prata om och skriv ner de förväntningar som finns på gruppen. Det kan till exempel finnas förväntningar på hur snabbt en ska svara på mail, vilka aktiviteter eller möten som är viktiga att vara med på eller hur välskrivna olika dokument och underlag måste vara.

  • Använd den! En bra uppdragsbeskrivning är en som används. En uppdragsbeskrivning måste faktiskt inte vara ett tråkigt dokument som ligger och samlar damm någonstans. Gör en mindmap, en samling viktiga ord eller ett kollage. Hitta ett sätt som funkar för er som gör att ni använder den.

Bästa är uppdragsbeskrivningen är den som funkar, så gör den på ert eget sätt