”Vi kommer nog inte hinna med det idag”

När vi ska ha möten är det ofta några som tar mycket plats och ser till att “deras” frågor får mest tid. Andra frågor får skjutas upp gång på gång för att vi inte hinner med dem, även om andra tycker de är viktiga. Det känns inte rättvist. Hur kan vi göra för att allas frågor ska få plats och ges tid?

Gör en agenda där alla punkterna får plats
Ett möte har alltid begränsat med tid. Därför spelar det stor roll hur mycket tid som läggs på varje fråga. Vad ni lägger tid på under ett möte är något som ni måste bestämma tillsammans.  Det finns inga ursäkter för att bara några ska kunna påverka vilka frågor ni prioriterar på era möten. Här är våra bästa tips på hur ni kan skapa möten där ni tillsammans bestämmer vad som är viktigt att lägga tid på.

  • Planera innan! Ha en tydlig dagordning. Ha underlag som beskriver vad ni ska prata om. Underlag behöver inte vara ett långt och välskrivet dokument, det kan vara tre punkter i en Facebook-chatt. Det viktiga är att alla vet vad som ska diskuteras och varför.

  • Prioritera tillsammans! Genom att börja mötet med att tillsammans bestämma vad ni ska lägga tid på under mötet kan ni se till att det inte “råkar” bli så att vissa frågor får mer tid bara för att de som brinner för frågorna har mycket att säga. Det finns olika metoder för att prioritera, exempelvis kan ni dutta eller göra en omröstning i en intern Facebook-grupp för de som ska vara med på mötet. Viktigt är att ni prioriterar på ett sätt så att allas röst blir lika mycket värd, exempelvis genom att rösta.

  • Tidsschema! När ni har prioriterat tillsammans gör ni ett schema över hur lång tid varje fråga får ta utifrån hur ni just prioriterat. Låt sedan mötesordföranden eller en särskild tillshållare få i uppdrag att se till att schemat följs. Berätta kontinuerligt under punkten hur mycket tid det finns kvar så att ni hinner avsluta i tid och inte spräcker schemat.

  • Lägg frågan först! Har ni en fråga som ni trots bra planering inte hann med på förra mötet? Lägg den då överst på dagordningen för nästa möte. På så sätt ser ni till att frågan inte skjuts upp gång på gång.

Genom att planera tillsammans får alla vara med och bestämma vilka frågor som är viktigast